ZAŁOŻENIA i ZASADY PRZYJĘTE W KATALOGU
Rodzaj prezentowanych dokumentów
Katalog obejmuje faktury, rachunki oraz pisma wystawione przez:
1) zakłady przemysłowe,
2) rzemieślników,
3) przedsiębiorstwa usługowe,
4) instytucje finansowe (w tym spółdzielcze),
5) zarządy/administracje dóbr szlacheckich i magnackich.
Z katalogu wykluczone zostały dokumenty sporządzone przez:
1) urzędy,
2) organizacje społeczne,
3) szkoły i uczelnie wyższe
4) sądy,
5) adwokatów i notariuszy.
Dokumenty zostały podzielone na dwie zasadnicze grupy:
1) faktury/rachunki – stosowane określenie „faktura” lub „rachunek” zależy od nazwy używanej bezpośrednio na dokumencie, choć w praktyce są one tożsame;
2) pisma firmowe.
Zakres czasowy
Górna granica czasowa powstania prezentowanych dokumentów została określona na rok 1945. Stało się tak z trzech zasadniczych powodów. Pierwszym jest przeprowadzona wówczas w Polsce nacjonalizacja przemysłu i handlu skutkująca całkowitą zmianą charakteru przedsiębiorstw, wyłączającą konieczność konkurencji na wolny rynku, a co za tym idzie wyróżnienia się na tle innych, na przykład atrakcyjnie graficznie rachunkiem. Drugim jest radykalne zatracenie walorów artystycznych i estetycznych w dokumentach wystawianych po II wojnie światowej. Trzeci dotyczy danych osób prywatnych mogących pojawiać się na rachunkach po 1945 roku, w szczególności jako nabywców, co mogłoby rodzić problemy dotyczące ochrony danych osobowych.
Formalnie dolnej granicy brak, choć w praktyce faktury wystawiane przed 1880 rokiem są trudniej dostępne i rzadziej spotykane.
Ze względu na datę powstania, dokumenty zostały dodatkowo podzielone na 3 podgrupy:
1) do 1918 r.
2) 1919-1939
3) 1940-1945
ZAKRES TERYTORIALNY
Ścisły zakres terytorialny dla katalogu nie istnieje, choć zdecydowaną większość zbioru stanowią dokumenty sporządzone na terenach znajdujących się obecnie w granicach Polski. Wśród nich najliczniej występują faktury i pisma z obszaru Małopolski i Śląska Cieszyńskiego, ze szczególnym uwzględnieniem Oświęcimia, co wynika z osobistych zainteresowań autora. Całość uzupełniają materiały z krajów europejskich.
Kraj powstania dokumentu jest określany na podstawie obecnej przynależności państwowej miejscowości, w której został on sporządzony.
NAZEWNICTWO DOKUMENTÓW
Nazwa każdego dokumentu składa się z trzech części:
Pierwsza wskazuje na jego rodzaj (faktura/rachunek lub pismo).
Druga to skrótowa nazwę przedsiębiorstwa i najczęściej odnosi się do imienia i nazwiska właściciela lub nazwy własnej.
Trzecia, w nawiasach kwadratowych, określa miejsce oraz rok sporządzenia dokumentu. Nazwa miejscowości jest podawana w formie, w jakiej występuje na dokumencie.
[przykład]: Rachunek – Karol Czaplicki [Kraków, 1909] -> oznacza, że mamy do czynienia z rachunkiem wystawionym przez jubilera Karola Czaplickiego w Krakowie w roku 1909.
[przykład]: Faktura – Wyskok [Bielsko, 1928] -> faktura wystawiona przez przedsiębiorstwo „Wyskok” w roku 1928 w Bielsku, choć obecna nazwa miejscowości to Bielsko-Biała.
[przykład]: Pismo – Voltampere [Lwów, 1909] -> pismo sporządzone we Lwowie w 1909 roku na druku firmowym przedsiębiorstwa „Voltampere”
[przykład]: Faktura – Zajączek i Lankosz [Kraków, 1904] -> co prawda fabryka „Zajączek i Lankosz” mieściła się w Kętach, ale w związku z tym że fakturę wystawiono w jej składzie fabrycznym w Krakowie, w nazwie znalazło się to drugie miasto.
NUMER EWIDENCYJNY
Każdy dokument posiada swój numer ewidencyjny. Składa się on z przedrostka „DF” oraz numeru w formacie „0000”. Jest on nadawany w kolejności publikacji w katalogu.
WŁASNOŚĆ DOKUMENTÓW
Podstawą katalogu są prywatne zbiory jego autora (Adama Leśniaka) i wówczas w opisie pojawia się fraza: „zbiory własne”.
Natomiast katalog ma charakter otwarty, stąd zamiar publikacji również materiałów udostępnionych przez inne osoby i instytucje. W takich sytuacjach pojawia się dokładna nazwa właściciela dokumentu. Jeśli właściciel posiada uporządkowane i ustrukturyzowane zbiory (np. archiwum państwowe), w opisie umieszczana jest dodatkowo sygnatura archiwalna.
NAZEWNICTWO MIEJSCOWOŚCI, SPRZEDAWCÓW I NABYWCÓW
Odnośnie miejsca wystawienia dokumentu, nazwy sprzedawcy (lub twórcy pisma*) oraz nabywcy (lub adresata pisma*) zastosowane zostały dwa rozwiązania w zależności od ich użycia w katalogu.
W charakterystyce faktury/rachunku lub pisma podawana jest oryginalna nazwa miejscowości, jaka widnieje na dokumencie. Jeśli współcześnie jest ona odmienna, wówczas w nawiasie pojawia się nazwa obecna. Dodatkowo przy mniej znanych miejscowościach zagranicznych umieszczona została nazwa kraju. Podobnie w odniesieniu do sprzedawców (twórców pism) i nabywców (adresatów pism) używana jest dokładnie taka nazwa jaka pojawia się na fakturze/rachunku lub piśmie.
Z kolei w nawigacji katalogu używane są nazwy współczesne miejscowości oraz ujednolicone nazwy nabywców (adresatów pism).
Dodatkowo jeśli nazwa przedsiębiorstwa jest zapisana w języku obcym, została przetłumaczona na język polski.
*Dla ułatwienia nawigacji po katalogu podmioty będące sprzedawcami są traktowane jako jedna grupa wraz z podmiotami, będącymi twórcami pism. Podobne podejście zastosowano w przypadku nabywców i adresatów pism.
OPIS DOKUMENTÓW
Każdy dokument posiada w swoim opisie sekcję [INFORMACJE PODSTAWOWE] zawierającą takie pola jak:
1) Nazwa dokumentu
2) Właściciel
3) Nr zespołu i sygnatura archiwalna w zbiorach właściciela (opcjonalnie)
4) Nr ewidencyjny w katalogu „DAWNE FAKTURY”
5) Data publikacji w katalogu.
W dalszej części w zależności od rodzaju dokumentu następuje sekcja:
1) [CHARAKTERYSTYKA FAKTURY/RACHUNKU] lub
2) [CHARAKTERYSTYKA PISMA]
Pierwsza (dotycząca faktur i rachunków) obejmuje następujące informacje:
1) Data wystawienia,
2) Miejsce wystawienia,
3) Sprzedawca,
4) Nabywca,
5) Sprzedawany towar/usługa,
6) Całkowita kwota należności.
Druga (odnośnie pism firmowych) uwzględnia takie pozycje jak:
1) Data powstania,
2) Miejsce powstania,
3) Twórca,
4) Adresat pisma,
5) Temat.
Opcjonalnie mogą pojawić się również [UWAGI], zawierające dodatkowe informacje na temat dokumentu lub przedsiębiorstwa, które go wystawiło.
Obligatoryjną częścią prezentacji dokumentu jest jego [SKAN].
W części końcowej znajduje się sekcja nawigacyjna [ZOBACZ RÓWNIEŻ] kierująca użytkownika do innych dokumentów w katalogu posiadających podobne parametry (np. okres powstania, miejscowość, czy nabywcę).